Jede Anfrage an Ihre Praxis beantwortet, jeder Termin nachgefasst, ohne dass Ihr Team mehr arbeitet.

Wir arbeiten mit ästhetischen Kliniken, mit Praxen für ästhetische und plastische Chirurgie, mit Medical-Beauty-Studios und mit Zahnarztpraxen mit Schwerpunkt ästhetische Zahnmedizin in der Schweiz. Typische Grössen: 1 bis 5 Standorte. Ob wir zu Ihnen passen, entscheidet aber nicht Ihr Behandlungsspektrum, sondern Ihre Abläufe. Wir sagen auch ab, und zwar in drei Fällen: wenn eine Praxis so wenige Anfragen hat, dass sich der Aufwand für Sie nicht lohnt, wenn eine Praxis bewusst nicht wachsen will, und wenn der Umfang in keinem Verhältnis zu Ihrem Umsatz steht. Es ist für beide Seiten günstiger, das im Erstgespräch zu merken als nach drei Monaten.

Der digitale Concierge von Nova Agency ist unser Ansatz, die Kommunikation Ihrer Praxis in einem einzigen System zusammenzuführen, das wir für Ihren Betrieb entwerfen. Statt isolierter Tools begleitet ein System jede Patientin vom ersten Kontakt bis zur Rückkehr: Anfrage, Antwort, Terminbuchung, Erinnerung, Nachbetreuung, Reaktivierung. Jeder Schritt löst den nächsten aus, ohne dass Ihr Team eingreifen muss. Wie er bei Ihnen konkret aussieht, entsteht aus Ihren Abläufen.

Das hängt davon ab, was Ihre Praxis braucht, und das sehen wir erst, wenn wir Ihre Abläufe kennen. Im Erstgespräch geben wir Ihnen eine erste Einordnung, sobald klar ist, welche Bereiche für Sie infrage kommen und wie Ihre bestehende Software angebunden wird. Den verbindlichen Betrag erhalten Sie mit dem Konzept im zweiten Gespräch, und er gilt für genau das, was wir für Ihre Praxis entworfen haben. Die Betreuung beginnt am Go-live und nicht mit der Unterschrift. Was den Umfang bestimmt, steht weiter oben unter Investition.

Die Anfragen kommen in höherer Zahl und sie ähneln sich stärker: Termin verschieben, Verfügbarkeit, Ablauf einer Behandlung, Rückfrage nach einem Eingriff. Genau das lässt sich sauber abbilden, der Aufbau ist deshalb eher einfacher als bei einer Klinik, und die Entlastung am Empfang zeigt sich früher. Zwei Dinge sind anders gewichtet. Ästhetische Behandlungen folgen eigenen Abständen und nicht dem Rhythmus der jährlichen Kontrolle, die Wiedereinladung braucht also eine eigene Logik. Und ein Terminausfall wiegt schwerer, weil eine ästhetische Behandlung selten unter einer Stunde dauert und sich kurzfristig kaum neu besetzen lässt.

Er liegt im Abstand zwischen Beratung und Entscheid. Wer über einen Eingriff nachdenkt, geht selten mit einer Zusage aus dem Erstgespräch. Man nimmt den Kostenvoranschlag mit, spricht mit dem Umfeld und vergleicht, oft über Wochen und oft mit Angeboten aus dem Ausland. In dieser Zeit fällt die Entscheidung, und in dieser Zeit meldet sich in den meisten Praxen niemand. Der Concierge hält den Kontakt: Er beantwortet die Fragen, die erst nach dem Gespräch aufkommen, und meldet sich zum vereinbarten Zeitpunkt wieder, ohne dass jemand daran denken muss. Dazu kommt das Gewicht eines einzelnen Ausfalls. Ein chirurgischer Termin belegt den OP-Saal und das Team und lässt sich kurzfristig nicht neu besetzen.

Beginnt eine Praxis mit einem einzelnen Bereich, steht er ab drei Wochen. Der vollständige Concierge braucht ab sieben Wochen vom Auftrag bis zum Go-Live. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt vom Umfang und von der Anbindung Ihrer bestehenden Software ab. Den verbindlichen Zeitplan erhalten Sie schriftlich mit dem Angebot, bevor Sie zusagen.

Nein. Der Concierge fügt sich in Ihre bestehende Software ein. Wo eine Schnittstelle vorhanden ist, binden wir Kalender und Kontakte direkt an. Wo die Software geschlossen ist, arbeitet der Concierge daneben: Er nimmt Anrufe an, qualifiziert und übergibt den fertigen Termin so, dass Ihre Rezeption ihn mit einem Klick übernimmt. Welche der beiden Varianten bei Ihnen greift, sehen wir im Erstgespräch in fünf Minuten.

Der Concierge braucht deutlich weniger Daten, als die meisten annehmen. Für Terminvergabe, Rückfragen und Wiedereinladungen genügen Name, Kontaktweg, Anliegen und das geäusserte Behandlungsinteresse. Genau dieses Interesse ist es, was einen frei gewordenen Termin überhaupt erst nachbesetzbar macht. Diagnosen, Befunde und Behandlungsdokumentation bleiben in Ihrer Praxissoftware und verlassen sie nicht. Was der Concierge verarbeitet, läuft über Auftragsverarbeiter, mit denen wir schriftliche Verträge haben. Für die Sprachverarbeitung setzen wir ausschliesslich Anbieter ein, die Inhalte nicht zum Training ihrer Modelle verwenden. Welche das in Ihrem System sind, nennen wir Ihnen vor Vertragsschluss namentlich, mit Sitzland und Löschfrist. Wo Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage, steht vollständig in unserer Datenschutzerklärung. Vor der Zusammenarbeit erhalten Sie dieselbe Übersicht bezogen auf Ihr System, schriftlich, bevor Sie unterschreiben.

Dann sprechen sie mit einem. Der Concierge nimmt ab, wenn sonst niemand abnimmt, und er gibt jedes Gespräch weiter, das eine Einschätzung, eine Beratung oder ein persönliches Wort verlangt. Dass er ein System ist, sagt er von sich aus. Das ist seit August 2026 vorgeschrieben, und es ist der Grund, warum Patientinnen und Patienten ihn akzeptieren. Für Ihre Praxis ändert sich genau eine Sache: Wer um 21 Uhr anruft, bekommt eine Antwort statt einer Combox. Wer am nächsten Morgen mit Ihrem Team spricht, merkt vom Concierge nichts, ausser dass sein Anliegen bereits notiert ist.

Der Concierge gibt keine medizinische Auskunft. Er beantwortet organisatorische Fragen: Termine, Erreichbarkeit, Ablauf, Vorbereitung. Was er dabei sagen darf, geben Sie vor. Er arbeitet ausschliesslich auf der Wissensgrundlage, die Ihre Praxis ihm zur Verfügung stellt. Alles, was in Richtung Beratung, Eignung oder Behandlungsempfehlung geht, gibt er an Ihr Team weiter, statt es selbst zu beantworten. Diese Grenze legen wir vor dem Aufbau schriftlich fest, und wir prüfen sie im Testbetrieb, bevor das System an echte Anfragen geht.

Die komplette Einrichtung übernehmen wir. Ihr Team muss nichts erlernen, sondern wird nur über die neuen Abläufe informiert. Je nach Umfang kommt eine kurze Einführung von ein bis zwei Stunden dazu. Den laufenden Praxisbetrieb verändert das nicht.

Die Mindestlaufzeit beträgt drei Monate ab Go-live, also ab dem Zeitpunkt, an dem Ihr System läuft. In den ersten 30 Tagen können Sie den Vertrag jederzeit beenden, auch dann, wenn wir die vereinbarten Werte erreicht haben. Eine Rückerstattung erhalten Sie in diesem Fenster, wenn die Werte nicht erreicht wurden. Danach ist der Vertrag von beiden Seiten mit 60 Tagen auf Monatsende kündbar, per E-Mail. Bereits bezahlte Betreuungspauschalen für Perioden, die wir nicht mehr erbringen, erhalten Sie anteilig zurück. Bei Vertragsende erhalten Sie einen vollständigen Export Ihrer Daten, ohne Nachverhandlung.

Weil Ihre Praxissoftware Termine verwaltet und nicht Ihre Kommunikation führt. Sie erinnert an einen bestehenden Termin, aber sie nimmt keinen Anruf an, während Sie behandeln, sie beantwortet keine Anfrage am Sonntagabend, und sie meldet sich nicht bei jemandem, der vor zwei Jahren zufrieden gegangen ist. Dazu kommt der rechtliche Teil: Folgenabschätzung, Einwilligungstext, Auftragsbearbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsverpflichtung entstehen nicht dadurch, dass man vorhandene Funktionen anders nutzt.

Dafür gibt es meistens einen von zwei Gründen. Entweder stand ein einzelnes Tool allein da, ohne Verbindung zu Kalender und Patientendaten, dann konnte es nur Textbausteine ausgeben. Oder es wurde einmal eingerichtet und danach nie wieder angefasst. Der Unterschied liegt bei uns im laufenden Betrieb: Ihr System wird weiter gepflegt und angepasst, wenn sich in Ihrer Praxis etwas ändert. Dazu kommen die fünf Zahlen, die Sie jeden Monat erhalten, und dass wir an ihnen gemessen werden. Erreicht das System den vereinbarten Wert in 30 Tagen nicht, erhalten Sie Aufbau und Betreuung zurück.

Das kann stimmen, und wenn es stimmt, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch selbst. Zwei Dinge sprechen trotzdem dagegen zu warten. Die Anfragen, die in den nächsten Monaten unbeantwortet bleiben, kommen nicht zurück, und der Aufwand auf Ihrer Seite liegt bei wenigen Stunden, verteilt über die Einrichtung. Das Erstgespräch kostet Sie 30 Minuten und verpflichtet Sie zu nichts.

Gut, dann sollten wir die zweite Person früh dazuholen statt spät. Bringen Sie sie ins Erstgespräch mit, oder wir führen ein kurzes zweites Gespräch nur mit ihr.

Ja, im entsprechenden Umfang. Deutsch ist immer enthalten. Französisch und Englisch kommen bei entsprechendem Umfang dazu, dann mit eigener Stimme und auf Ihre Praxis abgestimmter Fachterminologie pro Sprache. Welche Sprachen Ihre Patientinnen und Patienten brauchen, klären wir im Erstgespräch. Die Beratung mit uns läuft auf Deutsch oder Englisch.

Der Ablauf ist einfach und hat drei Schritte. Erstens bereiten wir Ihr Konzept auf. Zweitens stellen wir es Ihnen im zweiten Gespräch vor, mit Umfang, Zeitplan und Investition, und Sie sehen die Zahl, bevor irgendetwas beginnt. Drittens legen wir gemeinsam den Go-live-Termin und die Kennzahl fest, an der wir gemessen werden. Passt es für eine Seite nicht, sagen wir das im Erstgespräch, dann entfallen die drei Schritte.